「王生，你公司嗰個前同事阿明，仲 Login 緊你個雲端。」
上個月，我朋友阿基收到呢個 Message，成個人醒一醒。 這正正暴露了香港中小企最容易忽略的 「員工離職權限」 管理問題。 阿基喺新蒲崗開咗間貿易公司，阿明三個月前辭職走咗，結果發現：離職員工嘅 Account 一路都仲 Active 緊。
即係話：
- 公司嘅報價單，佢睇到
- 客戶嘅資料，佢睇到
- 新同事同客傾緊咩，佢都睇到
阿基話：「我唔係話阿明會害我，但佢而家去咗邊度做嘢，我連知都唔知。」今日同你分享：點樣用一個簡單設定，確保離職同事走咗之後，真係「走乾淨」。
一、 問題有幾普遍？（數據唔識呃人）
根據 2025 年嘅網絡安全調查，中小企嘅「權限漏洞」比想像中嚴重：
- 67% 嘅離職員工，走嘅時候仲 Access 到前公司資料。
- 45% 嘅前員工承認，佢哋會用呢啲資料嚟幫新工。
- 88% 嘅公司冇正式嘅「離職權限回收」流程。
你間公司，好大機會仲有幾個「幽靈 Account」喺度。
二、 邊啲 Account 最易漏？（SME 檢查清單）
| Account 類型 | 風險等級 | 點解易漏？ |
| Google Workspace / M365 | 🔴 高 | 員工收 Email、用 Drive 存文件，最核心。 |
| CRM 系統 (Salesforce/Hubspot) | 🔴 高 | 客戶底單、通訊錄全喺入面。 |
| 雲端硬碟 (Dropbox/OneDrive) | 🔴 高 | 以前 Share 過嘅 Link 可能仲 Work。 |
| 公司 WhatsApp Business | 🟡 中 | 如果用個人電話做 Business Account 仲大鑊。 |
| 網站後台 / 社交媒體 | 🟡 中 | 有 Post 嘢權限，萬一被惡搞好難追。 |
阿基嘅 Case 就是漏咗 Google Workspace，阿明甚至仲睇到之前 Share 過嘅所有 File。
如果你錯過咗之前關於「中小企低成本轉型」嘅實戰案例，建議先睇睇呢三篇，幫你打好數碼資產嘅底：
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三、 點解成日漏？三個常見原因
- 冇清單： 請人嗰陣開完 Account，走嘅時候唔記得 Close。
- 驚麻煩： 覺得「del 佢 Account 又要 Reset 密碼好麻煩」，或者怕得罪前同事。
- 唔知有得 Check： 老闆唔知系統有「上次登入時間」功能，冇人負責監控。
四、 員工離職權限回收簡單三招，今日做得
1. 建立「系統清單」
用一張簡單嘅 Google Sheet，寫低公司用緊邊啲系統、邊個有權限、上次 Review 日期。請人加名，有人走就 Delete 打剔。
2. 設定「離職標準流程 (Standard Offboarding)」
有人辭職，即做三件事：通知 IT 負責人、按清單逐個 Block、改晒所有「共用 Account」嘅密碼。
3. 定期「幽靈掃蕩」
每半年一次，睇吓系統嘅「上次登入時間」。如果有 Account 超過 3 個月冇人用但仲 Active，即刻 Delete。
💡 Google 秘技： Admin Console → 報告 → 登入活動，可以一秒睇晒邊個係幽靈。
五、 真實 Case：阿基最後點做？
阿基發現阿明單嘢之後，即時做咗幾件事：
- 即時 Block 阿明 Account。
- 掃描成個 Google Workspace，發現原來仲有兩個前同事 Account Active 緊（走咗年半）。
- 開咗張權限清單，Set 咗日曆 Reminder：每半年 Check 一次。
佢話：「原來唔係我唔信人，而係我根本冇管理過。而家起碼知道，走咗嘅人真係走咗。」
六、 總結：今日可以開始嘅行動
| 步驟 | 動作 | 預計時間 |
| Step 1 | 開 Google Sheet，列出公司所有系統 | 30 分鐘 |
| Step 2 | Check 每個系統嘅「活躍用戶」，清走幽靈 | 1 小時 |
| Step 3 | Set 一個半年一次嘅「幽靈掃蕩」Reminder | 5 分鐘 |
結語：你唔係唔信人，你只係要做好管理
離職員工仲睇到你公司啲客，唔一定係佢有心害你。但萬一佢新老闆問佢：「你以前啲客有冇得跟開？」你覺得佢會點答？
今日 Set 好個系統，好過聽日發現有人睇緊你間舖嘅數。
